一份食品供應(yīng)商質(zhì)量管理檔案，就像給供應(yīng)商和商品上的雙保險(xiǎn)，從準(zhǔn)入到售后全程記錄，既能攔截風(fēng)險(xiǎn)，又能幫商超挑出真靠譜的合作伙伴。今天就手把手教你建立一份完整的食品供應(yīng)商質(zhì)量管理檔案，全程干貨，看完直接能落地！
建檔的3個(gè)核心原則
1.合規(guī)是入場(chǎng)券
所有資料必須符合法規(guī)要求。供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營(yíng)/生產(chǎn)許可證、商品檢測(cè)報(bào)告、進(jìn)口商品的報(bào)關(guān)單和入境檢驗(yàn)檢疫證明等是門(mén)檻，缺一不可。
2.覆蓋商品的全生命周期
從供應(yīng)商準(zhǔn)入，到商品生產(chǎn)、運(yùn)輸、驗(yàn)收、上架，再到售后，每個(gè)環(huán)節(jié)都要記入。只有全生命周期管控，才能避免有問(wèn)題后期才發(fā)現(xiàn)的被動(dòng)。
3.動(dòng)態(tài)評(píng)估
檔案要定期更新。年度以及重大質(zhì)量安全事件發(fā)生時(shí)對(duì)資質(zhì)文件、審核結(jié)果、質(zhì)量安全問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)分析評(píng)估結(jié)果和處置結(jié)果等進(jìn)行記錄，并定期復(fù)盤(pán)，避免流于形式。
建檔的3個(gè)要點(diǎn)
明確責(zé)任。檔案要管用，必須明確各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)什么，把責(zé)任落實(shí)到具體人。例如：
| 部門(mén)/崗位 | 核心職責(zé) |
| 采購(gòu)部 | 供應(yīng)商管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)準(zhǔn)入篩選、合同簽訂、日常合作溝通。 |
| 食安/質(zhì)量部門(mén) | 審核質(zhì)量文件（如檢測(cè)報(bào)告）、做供應(yīng)商基地審核、處理質(zhì)量問(wèn)題（如客訴、監(jiān)管抽檢）。 |
| 收貨組 | 負(fù)責(zé)到貨驗(yàn)收，記錄重量、外觀、溫度等關(guān)鍵指標(biāo)，不合格的當(dāng)場(chǎng)拒收并登記。 |
| 門(mén)店 | 記錄銷(xiāo)售中的質(zhì)量問(wèn)題（如腐壞、口感差），反饋售后客訴，配合召回或下架。 |
檔案框架。應(yīng)包括：
| 板塊 | 釋義 |
| 供應(yīng)商基礎(chǔ)信息 | 包括公司名稱(chēng)、聯(lián)系人、資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證）、合作歷史（合作年限、主供商品）等。 |
| 合同中規(guī)定質(zhì)量安全協(xié)議文件 | 合同里的質(zhì)量約定（如“農(nóng)殘超標(biāo)按貨值5倍賠償”）、雙方權(quán)責(zé)（如“運(yùn)輸損耗由供應(yīng)商承擔(dān)”）等。 |
| 商品質(zhì)量手冊(cè)和記錄 | 和供應(yīng)商簽訂的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、商品規(guī)格書(shū)和記錄等。 |
| 驗(yàn)收記錄 | 每批貨的稱(chēng)重結(jié)果、外觀檢查、溫度記錄等驗(yàn)收記錄。 |
| 質(zhì)量問(wèn)題記錄 | 拒收記錄、下架/召回記錄、投訴記錄等。 |
| 供應(yīng)商評(píng)估 | 年度評(píng)級(jí)、履約情況、審核記錄、整改記錄等。 |
檔案維護(hù)
a)定期更新。比如，資質(zhì)文件到期前3個(gè)月提醒更新，驗(yàn)收記錄每天錄入。
b)明確保存期限。比如，一般記錄存3年（如驗(yàn)收單），重大質(zhì)量問(wèn)題記錄存5年（如召回記錄），可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)定。
c)權(quán)限管理。確定好檔案權(quán)限，比如，食安部可查全檔案；門(mén)店可查本批次驗(yàn)收記錄，避免信息泄露，維護(hù)公正性。
供應(yīng)商質(zhì)量管理檔案是商超風(fēng)險(xiǎn)防火墻。建好它，既能守住食品質(zhì)量和安全底線，又能篩選出真正的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。
華測(cè)可以幫助商超——從檔案模板定制，到資質(zhì)審核、流程設(shè)計(jì)，再到定期維護(hù)，全流程定供應(yīng)商質(zhì)量管理檔案。
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